Lingkungan - Faktor Penentu Struktur Organisasi

Struktur organisasi ialah susunan komponen-komponen atau unit-unit kerja dalam suatu organisasi. Dari defenisi sederhana tersebut, menunjukkan bahwa adanya pembagian kerja. Selain itu, dengan adanya struktur tersebut fungsi-fungsi atau kegiatan-kegiatan nan bhineka tersebut bisa diintegrasikan (koordinasi) dengan baik dan tersusun dengan baik. Struktur organisasi juga menunjukkan spesialisasi-spesialisasi pekerjaan, saluran perintah, (alur kordinasi), dan penyampaian laporan.

Dalam struktur organisasi, terdapat enam elemen kunci nan nan harus diperhatikan dalam menyusunnya. Berikut enam elemen nan dimaksud.

1. Spesialisasi Pekerjaan

Tugas-tugas dalam struktur organisasi kerap dibagi-bagi ke dalam beberapa pekerjaan tersendiri sinkron dengan spesialisasinya.

2. Departementalisasi

Elemen struktur ini sebagai dasar nan digunakan buat mengelompokkan pekerjaan secara bersama-sama. Elemen ini bisa berupa proses, produk, geografi, dan pelanggan.

3. Rantai Komando

Elemen struktur ini merupakan garis wewenang (tanpa putus) nan membentang dari puncak organisasi ke posisi paling bawah. Elemen ini pun akan menjelaskan siapa bertanggung jawab kepada siapa.

4. Rentang Kendali

Elemen struktur ini menunjukkan jumlah bawahan nan bisa diarahkan oleh seorang manajer secara efisien dan efektif.

5. Sentralisasi dan Desentralisasi

Sentralisasi mengacu pada sejauh mana taraf pengambilan keputusan terkonsentrasi pada satu titik di dalam organisasi. Sementara itu, desentralisasi merupakan versus dari sentralisasi.

6. Formalisasi

Elemen struktur ini menjelaskan sejauh mana pekerjaan-pekerjaan di dalam organisasi dibakukan.

1. Struktur Sederhana

Struktur sederhana merupakan sebuah struktur nan memiliki kadar departementalisasi nan rendah, rentang kendali nan luas, wewenang nan hanya terpusat pada seseorang, dan sedikit formalisasi. Struktur sederhana paling banyak dipraktikkan dalam usaha-usaha kecil nan dipimpin manajer merangkap pemiliki.

Kekuatan organisasi akan tampak dari kesederhanaan nan tercermin dalam kecepatan, kefleksibelan, ketidakmahalan dalam pengelolaan, dan kejelasan akuntabilitas. Sementara kelemahan primer struktur ini adalah, sulit buat dijalankan di mana pun selain di organisasi kecil.

Karena struktur sederhana menjadi tak memadai tatkala sebuah organisasi berkembang sebab formalisasinya nan rendah dan sentralisasinya nan tinggi cenderung menciptakan kelebihan beban ( overload ) di puncak.

2. Birokrasi

Birokrasi ialah sebuah struktur nan memiliki tugas-tugas operasi nan sangat rutin. Tugas-tugas tersebut dicapai melalui spesialisasi, aturan, dan ketentuan nan sangat formal. Tugas-tugas dalam birokrasi dikelompokkan ke dalam berbagai departemen fungsional, wewenang terpusat, rentang kendali nan sempit, dan pengambilan keputusan nan mengikuti rantai komando.

3. Struktur Matriks

Struktur matriks merupakan sebuah struktur nan menciptakan garis wewenang ganda dan menggabungkan departementalisasi fungsional dan produk. Struktur ini bisa ditemukan di agen-agen periklanan, perusahaan pesawat terbang, laboratorium penelitian dan pengembangan, perusahaan konstruksi, rumah sakit, lembaga-lembaga pemerintah, universitas, perusahaan konsultan manajemen, dan perusahaan hiburan.

Desain Struktur Organisasi Modern

1. Struktur Organisasi Modern - Struktur Tim

Struktur ini memanfaatkan tim sebagai perangkat primer buat mengoordinasikan kegiatan-kegiatan kerja. Ciri primer dari struktur organisasi ini yaitu menghilangkan kesulitan-kesulitan departemental dan mendesentralisasi pengambilan keputusan ke taraf tim kerja. Struktur tim ini juga berupaya menstimulus karyawan buat menjadi generalis dan juga menjadi spesialis.

2. Struktur Organisasi Modern - Struktur Virtual

Organisasi virtual merupakan sebuah struktur inti kecil. Sistem organisasi modern ini melakukan subkontrak terhadap fungsi-fungsi primer bisnis.

3. Struktur Organisasi - Organisasi Nirbatas

Organisasi nirbatas merupakan sebuah struktur nan berupaya menghapuskan rantai komando, mempunyai rentang kendali tidak terbatas, serta mengganti departemen dengan tim nan diberdayakan.

Lingkungan ialah sebuah struktur nan tercipta dari lembaga-lembaga atau kekuatan-kekuatan di luar struktur organisasi dan berpeluang memengaruhi kinerja struktur organisasi secara keseluruhan. Organisasi nan di dalamnya terdapat struktur nan sering menemui lingkungan nan bergerak maju (ketidakpastian). Salah satu cara buat meminimaslisir ketidakpastian lingkungan yaitu dengan penyesuaian struktur.

Setelah mengkaji ihwal struktur organisasi, ada baiknya kita berbicara proses aplikasi organisasi nan baik. Dahulu kita mengenal leaderhsip atau kepemimpinan. Dalam organisasi, leadership cenderung mengarah bahwa kebijakan berada pada keputusan pemimpin.

Dengan model leadership, keputusan berada di tangan pemimpin. Anggota nan terdapat di dalam organisasi tunduk pada keputusan nan ditetapkan oleh pemimpin. Terkadang metode kepemimpinan ini bagus. Namun hakikatnya kurang optimal. Pasalnya, ide anggota tidak dapat dilakukannya sebab takut berseberangan dengan ide pemimpin nan sudah ditetapkan jadi keputusan.

Lalu adakah cara kepemimpinan nan baru di dalam organisasi? Jawabannya, ada. Yaitu, ideaship. Tentunya, gaya kepemimpinan ideaship belum begitu populer. Pasalnya, ini ialah gaya kepemimpinan baru di dalam organisasi, khususnya di lingkungan kerja.

Sudah dimaklumi, di dalam organisasi tidak semua anggota siap buat bekerja. Dalam disiplin kajian leadership, masalah ini tak bisa diselesaikan. Malah leadership cenderung tampak lebih konsisten dalam tugas sosok pemimpin. Tentunya, ini menjadi minus dalam organisasi.

Berbeda dengan ideaship. Gaya kepemimpinan ini cenderung berusaha mengaktifkan ide nan ada di setiap anggota. Tujuannya, agar anggota memiliki rasa dihargai. Ia diberi kebebesan dalam menjalan idenya agar organisasi nan dibangun berhasil. Jika di dalam perusahaan, karyawan diperbolehkan melakukan ide-idenya buat memajukan perusahaan.

Jika Anda seorang pemimpin lalu menerapkan konsep ideaship, maka nan terjadi adalah, anda akan membantu orang-orang nan berada di bawah kepemimpinan Anda merasa dihargai. Mereka bisa memandang diri mereka lebih baik. Selain itu, Anda pun dapat menciptakan lingkungan organisasi nan menyenangkan.

Jika orang sudah cinta dengan pekerjaannya, tentu saja mereka akan semangat bekerja dan tidak mengenal rasa bosan. Inilah nan kerap diinginkan setiap organisasi. Sehingga tidak ada kevakuman dalam struktur nan sudah digagas.

Agar konsep ideaship dapat muncul dalam organisasi nan Anda pimpin, maka nan mesti dilakukan adalah,

1. Anda dan Pengurus Organisasi sama-sama Bekerja sama

Tak sedikit leader dalam organisasi kerap memandang bahwa orang-orang nan berada di dalam struktur ialah orang nan bekerja dengannya. Padahal, sejatinya tidak. Konsep galat inilah nan menjadikan organisasi tidak bisa berkembang dan bekerja dengan dinamis.

Seharusnya, leader memahami bahwa orang-orang nan tercantum di dalam struktur ialah orang-orang nan bekerjasama dengan Anda. Bukan mereka bekerja buat Anda. Sehingga setiap kali ada masalah, Anda meminta mereka mengeluarkan pendapat. Jangan pernah meminta mereka buat mengeluarkan satu ide dalam menyelesaikan masalah, tapi mintalah lebih.

Tujuannya adalah, agar mereka dapat memilih ide mana nan mesti dilakukannya dalam menyelesaikan masalah nan dihadapi di dalam organisasi. Dengan adanya 'banjir’ ide, organisasi dapat menjadi ide nan belum terlaksana menjadi cadangan ide. Bila mentok, bisa menggunakan ide lain nan waktu lebih cepat buat menyelesaikan masalah.

1. Pastikan Mereka Menyukai Anda

Jika Anda seorang leader, jadikanlah orang-orang nan berada di bawah struktur benar-benar menyukai Anda. Maka langkah nan mesti Anda lakukan terlebih dahulu adalah, Anda menyukai mereka.

Minimalisir pepetah antik nan mengatakan, 'tidak peduli apakah orang lain suka pada Anda ataupun tak sepanjang mereka menghargai dan menghormati Anda’. Pepatah ini tdak layak masuk dibawa di dalam organisasi.

Pasalnya, nan akan terjadi hanyalah rasa hormat saja. Orang-orang nan berada di dalam struktur hanya bekerja sebatas bekerja. Ia tak peduli apakah organisasi nan ia berada di dalamnya maju atau tidak. Jika dalam bentuk perusahaan, ia hanya bekerja buat mendapatkan gaji. Ia tak memikirkan bagaimana perusahaan nan menjadi lumbung gajinya maju atau tidak.

Tentu saj hal ini tak baik di dalam organisasi. Seharusnya mereka bekerja buat diri mereka, bukan buat Anda. Karena itu, Anda mesti membuat orang nan berada di dalam struktur menyukai Anda.

1. Terima Kesalahan, Obral Pujian

Di dalam bekerja terjadi kesalahan ialah hal nan biasa. Jika orang nan berada di bawah struktur kepemimpinan Anda melakukan kesalahan, jangan serta-merta Anda memarahi. Tapi berilah pujian. Dengan kesalahan nan dibuatnya kita menjadi tahu bahwa langkah nan seperti itu salah. Segeralah catat proses kerja demikian agar tak terulangi lagi.

Lalu mintalah orang nan melakukan kesalahan memikirkan ide apa nan mesti dilakukannya agar sasaran nan ingin dicapai organisasi berhasil. Anda jangan meminta satu ide, tapi mintalah beberapa ide. Lalu ajak ia sama-sama memikirkan langkah-langkah nan mesti dilakukan.

Di sini Anda menjadi orang-orang nan pura bodoh, tapi sebenarnya hanya ingin menjadikan orang nan berada di bawah kepemimpinan Anda mejadi orang nan lebih bertanggungjawab dengan tugasnya, menjadikannya benar-benar mencintai pekerjaan dan berusaha membuatnya menjadi pintar dengan ide-ide nan dimilikinya.

Struktur ialah bagian nan mempunyai interaksi satu sama lain, atau bagaimana cara bagian itu dihubungkan. Struktur ialah salah satu sifat mendasar bagi setiap system. Identifikasi sebuah struktur ialah sebuah hal nan subjektif.

Pendapat dari Professor Benny H Hoed, struktur ialah sebuah bangunan nan terdiri dari unsur-unsur nan berhubungan satu sama lain di dalam sebuah kesatuan.

Sifat dari struktur ialah Totalitas , Transformatif dan Otoregulatif .

Strategi dan pola pembentukan struktur terdiri dari :

1. Struktur Sederhana

   Struktur ini terbentuk ketika pemilik manajer membuat sebuah keputusan nan krusial dan langsung mengawasi semua kegiatan nan berlangsung, namun buat mempertahankan struktur seperti ini agak sulit ketika sebuah perusahaan mulai tumbuh dalam hal ukuran dan muncul berbagai kompleksitas.

2. Struktur Fungsional

   Kegiatan ini satu taraf diatas struktur sederhana, cocok digunakan buat perusahaan dengan usaha nan tunggal dan dominan. Biasanya struktur seperti ini di gunakan pada divisi-divisi: produksi, keuangan, teknik, akuntansi, sales dan pemasaran.

   Menggunakan struktur seperti ini bisa mengatasi keterbatasan dalam suatu proses informasi pemilik atau manajer tunggal. Disini kepala bagian fungsional bertanggung jawab langsung kepada CEO nan kemudian bisa menghasilkan keputusan dan tindakan dari sudut pandang perusahaan secara keseluruhan.

   Namun struktur ini mempunyai kelemahan, yaitu resiko konflik antar tugas manajer semakin tak jelas.

   1. Kelebihan Struktur Fungsional :

      1. Pencapaian efisiensi melalui spesialisasi

      2. Membedakan dan mendelegasikan keputusan operasi harian

      3. Mempertahankan pengendalian secara sentralistik

      4. Dapat mengaitkan struktur dengan taktik secara ketat dengan cara mendesain aktivitas kunci secara terpisah

   2. Kerugian dari struktur Fungsional:

      1. Dapat mendorong spesialisasi nan sempit dan mempunyai potensi menciptakan persaingan sekaligus konflik fungsional

      2. Menimbulkan kesulitan dalam koordinasi fungsional atau pengambilan keputusan

      3. Membatasi general manager

      4. Mempunyai potensi nan kuat dalam menciptakan konflik lintas fungsional sebab adanya skala prioritas pada fungsi eksklusif dan bukan secara keseluruhan

3. Struktur Multi Divisional

   Di dalam struktur ini, masing-masing divisi beroperasi sebagai usaha nan terpisah. Sinkron digunakan di dalam related divisive business . Di dalam pelaksanaannya manajer perusahaan bertugas buat memanfaatkan sinergi antar divisi. Manajer bisa menggabungkan supervisi taktik dan juga keuangan.

   Manajer akan berusaha buat menemukan ekuilibrium di antara persaingan antar divisi buat memperoleh sumber capital nan langka nan bisa menciptakan peluang kolaborasi buat saling mengembangkan sinergi nan mempunyai tujuan nan sama, yaitu : memaksimalkan kinerja holistik perusahaan.

Struktur akan berkembang bersama dengan:

1. Perubahan strategi

2. Derajat diversifikasi

3. Cakupan Geografis

4. Sifat persaingan

Evolusi Struktur Multi Division

Strategi Internasional Transnasional bisa memungkinkan anda menggunakan struktur dan kemudian menghasilkan perhatian terhadap struktur geografis dan produk.

Empat elemen krusial nan terdapat di perusahaan :

1. Adanya Spesialis Kegiatan Kerja

2. Adanya Koordinasi Kegiatan Kerja

3. Adanya Standarisasi Kegiatan Kerja

4. Besaran Seluruh Organisasi

Struktur pengendalian intern ialah sebuah kebijakan dan sebuah mekanisme nan sudah ditetapkan buat memperoleh keyakinan nan sinkron dengan tujuan satuan usaha nan khusus nan bisa dicapai

Struktur pengendalian intern satuan usaha terdiri dari tiga struktur:

1. Lingkungan pengendalian

2. Sistem akuntansi

3. Prosedur pengendalian

Dengan melakukan pemilihan dan menentukan struktur organisasi nan sinkron dengan situasi dan kondisi nan ada saat ini akan membuat pencapaian tujuan perusahaan lebih terarah.

Selain itu jika struktur organisasinya jelas dan baik makan akan diketahui sampai dimana wewenang dan tanggung jawab nan dimiliki seseorang, apakah sudah sinkron atau tidak. Jika sebuah perusahaan menerapkan sebuah struktur organisasi fungsional nan menggabungkan semua orang agar bisa terlibat di dalam suatu aktifitas nan di sebut fungsi dalam satu group.

Inilah seputar konsep struktur organisasi dan cara kepemimpinan nan baru nan dapat diterapkan. Harapannya, agar organisasi nan dipimpin tak pernah sepi dari pekerjaan dan kreativitas orang-orang nan berada di dalamnya.