Email Formal

Tidak jauh berbeda dengan email berbahasa Indonesia. Email bahasa Inggris pun ada pembukaan, isi, dan penutupan. Bahasa Inggris sama dengan bahasa Indonesia nan mempunyai kata-kata nan dianggap resmi dan bahasa sehari-hari. Untuk email nan dikirimkan kepada teman nan sudah akrab, bahasa nan digunakan dapat bahasa sehari-hari. Misalnya, ‘Hi dude’, ‘Hi there’, ‘Hi Ali’, dan lain-lain. Intinya bahasa nan cukup akrab dan boleh berbasa-basi tanpa harus menggunakan kata-kata nan cukup rumit.

Isi email buat teman juga tak panjang. Biasanya hanya tentang hal-hal nan biasa dibicarakan. Berbeda kalau email itu ialah email terusan dari email seseorang atau email nan berisi tentang pelajaran. Email seperti ini dapat cukup panjang. Berikut ini ialah contoh email buat teman.

Email buat Teman
Bahasa nan dipakai biasanya bahasa sehari-hari (everyday language) nan kental dengan bahasa slangnya. Misalnya:
Subject : Hi?
Twinkle dearest,
Long time no see? How’s life? Miss u a lot. Gonna go with me to Anyer beach this coming Sunday? Waiting for d answer soon.
Love,
Star

Balasannya :
Dear Star,
Lovely to hear something from you. I’d love to but so sorry, gonna have something else to do. Perhaps next batch. Posssible?
Thx
Twinkle

Cukup sederhana, bukan? Apalagi sekarang telah ada BBM, facebook, twitter, dan jenis jejaring sosial lainnya, email terkadang malah sangat sporadis digunakan. Anak-anak muda lebih memilih WhatsApp, SMS, dan sebagainya. Email itu dianggap sebagai sesuatu nan tak terlalu sering dipakai. Apalagi buat melakukan percakapan terkadang malah sedikit repot. Tidak heran kalau keberadaan email agak terbelakangkan.

Email Semi Formal
Bahasanya santai, singkat, padat, tapi penggunaan slang agak dikurangi. Emai dalam format nan semi formal ini biasanya digunakan di tempat-tempat nan resmi tetapi bukan email buat dikirim ke pihak lain. Email ini biasanya digunakan antar pekerja. Bahkan tak sporadis atasan pun tak masalah menggunakan bahasa nan tak terlalu formal. Yang krusial ialah bahwa isi email itu dapat dimengerti dan dipahami oleh pihak nan menerimanya.

Misalnya :
Subject : Paper for tomorrow
Dear Committee,
Attached with this email is my paper for tomorrow’s seminar. Would you tell me if you have received it. Thank you.
Regards,
Plum Sweet

Balasannya :
Dear Ms. Sweet,
We’ve got your paper. Thanks for the cooperation. Waiting for the big moment tomorrow.
Regards,
Mailist

Subject : Guest Speaker
Dear Mr. Happyness,
We would like to invite you to be our guest speaker in our organization annual meeting which will be held on Sunday, December 12, 2010. Our arganization is interested in knowing much more information on your book titled ‘Showing Your Dignity, Getting A better Home Sweet Home’.
The membership and I look forward to your speech on the topic.
Sincerely yours,
Mamphis

Balasannya :
Dear Ms. Mamphis,
I feel so honored to be invited in such a great annual meeting. I have known your organization since I was young. It’s a very supportive, professional organization. Unfortunately, I cannot attend the meeting on December 12. I will be delivering my speech in Unicef on the same day. I don’t think I have sufficient time to go to the meeting.

I am so sorry for the inconvinience. I feel that I will be happy to address your organization on another occasion if you would give me a bit more notice. Best of luch with your annual meeting. Send my regards to Mr. Usman, the chair.
Yours truly,
Happiness Badly

Email nan cukup panjang dapat juga digunakan kalau memang dibutuhkan. Email itu sebagai wahana komunikasi nan cukup efektif. Ada baiknya setelah menerima sebuah email, mengkonfirmasikan kepada nan dikirim bahwa email telah dikirim. Mengapa seperti itu? Tidak semua orang mengecek emailnya setiap saat. Beda dengan orang-orang nan memang selalu online dan selalu tahu kalau ada email nan masuk. Orang-orang nan menggunakan Blackberry buat kepentingan bisnis akan sangat membutuhkan email dan informasi lainnya.

Bahkan ada beberapa perusahaan nan mengharuskan pekerjanya buat selalu terhubung dengan internet. Hal ini biasanya sebab mereka berada di loka nan jauh. Para pekerja pemasaran biasanya selalu terhubung dengan internet selama 24 jam, 7 hari seminggu. Kalau seperti ini, penggunaan email menjadi satu pilihan nan sangat tepat. Terutama bila bekerja pada perusahaan nan pemilik atau atasannya ialah orang asing. Contoh email berikut merupakan citra email semi formal nan digunakan antar pekerja dalam satu perusahaan.

Dear Mr. Ali,
Could you check the schedule to Lampung tomorrow. I think you have to change the time.
Thanks.
Regards,
Heri.

Singkat tapi padat. Tidak sporadis para pekerja juga menggunakan singkatan seperti FYI (For Your Information), Rgrd (regards), Thx (Thanks), Asap (as soon as possible), dan lain-lain. Penggunaan singkatan itu tak masalah asalkan semua orang tahu. Kalau ada nan tak mengerti, maka hal ini menjadi salah satu penghambat dalam komunikasi.

Untuk email nan sangat formal, penggunaan kata-kata nan sangat formal harus diperhitungkan dengan saksama. Apalagi kalau sudah menyangkut masalah hukum dan peraturan nan harus diikuti. Bahasa nan dipakai tak boleh menggunakan singkatan. Semuanya harus ditulis dengan benar. Kalimat nan digunakan juga singkat dan tak banyak menggunakan kalimat majemuk. Penggunaan kalimat beragam nan terlalu panjang hanya akan membuat bingung.

Peraturan nan disampaikan lewat email harus benar-benar telah diperiksa dengan baik sehingga tak dipahami secara salah satu hanya setengah-setengah. Biasanya nan membuat email ini ialah orang nan memang telah terbiasa menggunakan bahasa Inggris nan baik dan benar. Kalau hal ini ialah terjemahan, maka seharusnya menggunakan penterjemah tersumpah dan nan memang mempunyai sertifikat.

Salah satu contoh email dengan format sangat formal ini misalnya email nan berisi peringatan atau pengumuman tentang sebuah seminar. Dalam email ini dikatakan kapan dan apa nan harus dilakukan.

Dear Presenters,

On behalf of the committee, we would like to inform you that your abstract/papers are accepted to be presented in “The International Conference 2013” in Wisma Atlit, Jakabaring Sport Centre, Jln. H. A. Bastari, Jakabaring, Palembang, South Sumatera, Indonesia, on 4 - 5 March 2013. We will inform you soon concerning the schedule of presentations.

Thank you very much you for kind attention and see you in the conference.

Best regards,

Ali
Chair Person of The Conference 2013

Email tersebut sangat baku bahwa ada pemberitahuan kalau abstrak nan telah dikirimkan oleh penerima email diterima sebagai salah satu presenter atau penyampai makalah di seminar atau konferensi tersebut. Selanjutnya ada loka penyelenggaraan dan tanggal. Ada juga pemberitahuan buat mengirimkan makalah utuh secepatnya nan biasanya diberitahukan sebagai bagian dari tambahan.

Email seperti ini biasanya dikirimkan oleh ketua panitia. Ada juga nomor telepon dan alamat kontak nan dapat digunakan oleh peserta atau penyampai makalah buat bertanya atau mengkonsultasikan sesuatu nan berkaitan dengan seminar atau konferensi tersebut. Karena email ini sudah sangat standar, biasanya cukup mudah dan sangat singkat. Kalaupun akan digunakan sebagai salah satu mata pelajaran, pembuatan email ini tak akan mmenyusahkan. Siapapun dapat membuat email seperti ini.

Untuk email nan berkaitan dengan tuntutan hukum atau pemberitahuan nan lebih bersifat sangat penting, maka formatnya menyesuaikan dengan format nan sudah disepakati. Tidak dapat sembarangan dalam membuat email seperti ini.