B. Bagian-bagian pada Surat Resmi dan Fungsinya

Surat tak dapat dilepaskan dari organisasi, baik itu organisasi pemerintah maupun swasta. Di era serba elektronik ini surat tetap memiliki peranan tersendiri nan sepertinya masih sulit tergantikan. Walaupun lebih mudah dan cepat jika mengirim surat melalui e-mail, tetapi unsur formalnya dirasa kurang apalagi tanda tangan secara elektronik masih sering dianggap tak absah oleh beberapa organisasi.

Oleh karena itu surat resmi dalam bentuk fisik masih tetap diperlukan. Berikut ini beberapa hal mengenai surat resmi disertai dengan contoh bentuk surat resmi .

Surat resmi disebut juga surat dinas, biasanya dikeluarkan oleh instansi pemerintah. Untuk Indonesia, instansi-instansi pemerintahan memiliki bentuk surat nan standar atau official style nan generik digunakan hampir di seluruh instansi pemerintahan. Beberapa bentuk dari surat resmi nan biasa digunakan oleh instansi-instansi pemerintah ialah sebagai berikut:

1. Bentuk setengah lurus dengan posisi alamat surat nan ditempatkan di sebelah kanan atas, di bawah loka dan tanggal surat. Bentuk surat resmi ini dikenal juga dengan sebutan bentuk resmi Indonesia Lama, sebab telah lama digunakan pada kantor-kantor pemerintahan.
   
2. Bentuk setengah lurus dengan alamat surat dituliskan pada bagian kiri setelah nomor, lampiran, dan perihal surat. Bentuk ini pengembangan dari bentuk surat resmi Indonesia Lama, pengembangan bentuk surat ini dengan pertimbangan efisiensi, dan bentuk ini dikenal dengan sebutan bentuk surat resmi Indonesia Baru.
   
3. Bentuk setengah lurus nan memiliki ciri-ciri nan lebih khusus merujuk pada surat-surat dinas eksklusif seperti surat keputusan, surat tugas, surat pengantar, surat perintah/instruksi, pengumuman, dan lain-lain.

Pada surat resmi terdapat bagian-bagian surat nan sudah dibakukan dan sine qua non pada setiap surat. Untuk contoh bentuk surat resmi akan di sertakan pada bagian akhir artikel ini. Bagian-bagian itu antara lain

Kepala surat terletak pada bagian paling atas lembaran surat. Kop surat ini isinya tentang bukti diri instansi atau kantor pengirim surat.

Setiap surat nan dikeluarkan oleh sebuah instansi harus disertai oleh nomor surat. Kegunaan dari nomor surat itu antara lain buat pengarsipan.

Penulisan kata “Nomor” sering pula disingkat dengan “No.”.

Kekeliruan nan sering terjadi pada penulisan tanggal surat (pada lembaran kertas nan memakai kop surat) ialah menuliskan nama loka atau kota terlebih dahulu, misalnya Cianjur, 29 Mei 2009. Penulisan nama loka atau kota itu tak perlu karena pada kop surat telah tercantum. Tetapi jika menggunakan kertas polos maka nama loka atau kota dapat dicantumkan.

Penulisan tanggal, bulan dan tahun harus lengkap. Penulisan nama bulan sebaiknya tak disingkat, misalnya Januari menjadi Jan , atau diganti dengan angka, baik itu angka Arab ataupun angka Romawi, misalnya Juli diganti menjadi 7 atau VII . Hal itu dilakukan buat menghindari kekeliruan.

Cantumkan berapa lembar, berkas, eksemplar, atau lainnya pada bagian lampiran ini. Contoh penulisan:

Lampiran: 3 berkas atau tiga berkas

Pada surat resmi atau surat dinas pemerintah, kata lampiran dicantumkan setelah atau di bawah kata nomor. Kata lampiran juga terkadang disingkat sebagai “Lamp”.

Perihal surat merupakan inti dari sebuah surat. Setiap surat resmi niscaya mencantumkan perihal surat ini buat memudahkan penerima surat mengetahui maksud dari dikirimkannya surat itu.

Penulisan perihal surat tak perlu terlalu panjang, cukup beberapa kata saja asal mewakili maksud dan isi dari surat itu. Perihal surat juga sering ditulis sebagai “Hal” saja. Penulisan perihal surat diletakan tepat di bawah kata “Lampiran”.

Alamat surat pada surat resmi atau surat dinas biasanya terletak di bagian luar sampul atau amplop surat dan di dalam lembaran surat itu sendiri. Cara penulisan alamat surat sebaiknya diawali dengan sebutan bagi penerima surat itu. Contohnya, Saudara, Bapak, Ibu, dan sebagainya.

Jika pangkat, gelar atau jabatan penerima surat akan dicantumkan, maka sebutan seperti Bapak, Ibu, Saudara atau nan sejenisnya tidak perlu lagi dicantumkan.

Salam merupakan tatakrama dalam pergaulan sehari-hari. Sudah sewajarnya seseorang lebih dulu memberikan salam jika berkunjung atau ingin berbicara, apalagi dengan orang nan belum dikenal. Salam pembuka pada surat merupakan penghormatan pengirim surat kepada penerima surat sebelum menyampaikan maksud primer dari surat nan dikirimkan.

Badan atau isi surat ini terdiri atas paragraf pembuka, isi surat sebenarnya dan paragraf penutup.

• Paragraf pembuka ialah kata-kata pengantar kepada isi surat nan sebenarnya buat menarik perhatian penerima surat agar membaca surat nan diterimanya lebih lanjut.
  
• Isi surat sebenarnya yaitu maksud sebenarnya nan ingin disampaikan oleh pengirim surat. Pada isi surat nan sebenarnya ini tercantum hal-hal seperti pemberitahuan laporan, permintaan, pertanyaan dan sebagainya.
  
• Paragraf epilog ialah konklusi atau penegasan dari isi surat nan disertai dengan asa atau ucapan terima kasih dari pengirim surat atas perhatian penerima surat.


9. Salam Penutup

Penulisan salam epilog ialah di antara paragraf epilog dan tanda tangan. Salam epilog ini dimaksudkan sebagai penghargaan pada penerima surat.



10. Nama Instansi

Nama instansi dicantumkan di atas sebelum tanda tangan. Penulisan nama instansi ini dilakukan jika menggunakan stempel nan berbentuk bulat, jika stempelnya berbentuk kotak penuLisan ini tak diperlukan.



11. Nama dan Tandatangan Pejabat Berwenang dari Instansi nan Mengirimkan Surat

Biasanya nan melakukannya ialah Pimpinan atau kepala dari instansi nan bersangkutan, atau dapat juga diwakilkan oleh nan berwenang jika berhalangan.



12. Tembusan

Letaknya di kiri bawah setelah tandatangan. Tembusan (sering ditulis sebagai CC = Carbon Copy ) dimaksudkan jika surat nan dikirimkan memiliki keterkaitan dengan instansi lain.



13. Inisial

Inisial merupakan singkatan nama, biasanya merupakan inisial dari pengonsep atau penulis/pengetik surat nan bersangkutan. Penulisan inisial posisinya di bagian paling bawah lembaran surat. Seringkali inisial ini hanya berupa paraf kecil saja nan dibubuhkan pada lembaran konsep, sementara pada surat orisinil atau tembusannya tak lagi dicantumkan.

Agar lebih jelas berikut ini contoh bentuk surat resmi nan dikirimkan oleh instansi pendidikan (sekolah).

DINAS PENDIDIKAN DAN KEBUDAYAAN KAB. CIANJUR
CABANG DINAS P DAN K KEC. PACET
SD NEGERI DAWUAN
Alamat : Jl. Wijaya Kusumah No. 48 Pacet Cianjur


Nomor : 421.2/U/001-SD/2006 20 Agustus 2006
Lampiran : satu berkas
Perihal : Laporan Hasil Rehabilitasi Sarana
dan Prasarana Ruang Belajar

Kepada :
Yth. Bpk. Bupati Cianjur
Di
Cianjur


Assalamu’alaikum Wr. Wb.

Bersama ini kami sampaikan laporan hasil rehabilitasi wahana dan prasarana ruang belajar di SD Negeri Dawuan Kecamatan Pacet Kabupaten Cianjur. Rehabilitasi wahana dan prasarana ruang belajar telah kami laksanakan sinkron dengan petunjuk teknis (Juknis) dan petunjuk aplikasi (Juklak) nan di berikan. Mudah-mudahan dengan telah direhabnya wahana dan prasarana di sekolah kami, kegiatan belajar dan mengajar dapat berlangsung lebih baik.

Demikian laporan ini kami sampaikan, atas perhatiannya, kami ucapkan terima kasih.

Kepala SD Negeri Dawuan,

AGUS SURYANA, S.Pd

NIP. 131 312 684

Tembusan:
Yth. :

1. Kepala Dinas P dan K Kabupaten Cianjur
2. Kepala Dinas P dan K Kecamatan Pacet
3. Arsip.